Blog 2:
Een dag uit het leven van een eventmanager
Kennen jullie dat… Dat je denkt even een snelle actie van je lijstje af te vinken en vervolgens een hele ochtend met je ‘vriend’ chatgpt in conclaaf bent om iets opgelost te krijgen. Om gek van te worden!! Maar dan kijk ik naar buiten, zie ik het Spaanse zonnetje over de heuvels schijnen en denk ik…. Laar het leven is te leuk om je gek te laten maken door zoiets kleins. Ik herpak me en start aan deze tweede blog.
En als we het dan toch hebben over ‘actielijstjes’ en ‘afhankelijk zijn van anderen’, dan is dat iets waar we in ons vak dagelijks mee moeten dealen. Ik neem je graag mee in een dag uit het leven van een eventmanager.
Nu ik, sinds de opening van mijn eigen eventbureau Alma del Sur Events, niet meer alleen ‘maar’ een uitvoerend eventmanager ben, maar ook de salestijger, de social media specialist, de creatieve denker en de financiele processor, switch ik meerdaags van rol. Dat is nog nieuw voor me en soms ook spannend maar ik leer snel. In Nederland heb ik altijd vertrouwd om de kennis en kunde van mijn trouwe leveranciers dus ook hier, nu ik in het zonnige Spanje zit, vraag ik soms om hulp. We zitten misschien in een ander land, maar de mentaliteit onder de eventprofessionals is hetzelfde; je helpt elkaar, je inspireert elkaar en je krijgt het samen altijd weer voor elkaar.
Dus hoe ziet zo’n dag voor iemand als ik, er nou eigenlijk uit.
Na de jongens naar school te hebben geslingerd open ik mijn laptop. Ik open mijn actielijst, kijk wat er die dag moet gebeuren en schuif hier en daar met de planning. Want zelf een eventmanager, wiens leven doorlopend bestaat uit het afvinken van acties, pland standaard te veel acties in voor 1 dag ;). Mijn actieplanning is een gedetailleerd document met acties voor verschillende events voor verschillende opdrachtgevers (allen met een eigen kleurtje om t overzichtelijk te houden) op datum en afgeleid van mijn eventplanning per event. Ik deel m’n dag in tijdsblokken in en start met de belangrijkste belletjes. Een catering offerte die moet worden uitgevraagd, een moodboard dat moet worden aangepast door de decorateur. Zodat ook anderen voor mij aan de slag kunnen. Vervolgens scan ik door mijn mail en voeg belangrijke acties toe aan mijn actielijst. Waar nodig beantwoord ik direct wat vragen van klanten. Ik probeer mijn mail verder die dag alleen op gezette tijden te behandelen zodat ik niet onnodig wordt afgeleid.
Einde ochtend vertrek ik voor een locatiebezoek. Voor dit event is het creatieve concept redelijk rond, maar juist daarna starten de vele logistieke vragen. Ik ben hier al eerder geweest samen met mijn opdrachtgever maar deze afspraak draait om de ‘achter de schermen’ zaken. Hoe zijn de aanvoerroutes voor lossend transport, hoeveel plek is er voor het parkeren, hoeveel stroom is er aanwezig em zijn er voldoende voorzieningen voor de cateraar…. Meestal neem ik de belangrijkste leveranciers mee tijdens zo’n locatie-inspectie zodat we alle vragen in één keer kunnen afvinken. Die details worden vervolgens verwerkt in het draaiboek en eventuele extra benodigdheden worden uitgevraagd en aangepast. Het draaiboek is vervolgens het leidende document voor iedereen. De kleinste details bespreek ik gedurende het process met mijn leveranciers en de grotere globale lijnen bespreek ik ook met mijn opdrachtgever.
Na de meeting zit ik nog even samen met de cateraar (wel zo efficient) en bespreken we nog wat wijzigingen op hun gemaakte catering voorstel. In de auto terug naar huis bel ik nog even met het entertainment buro om hen mee te laten denken over een tweetal creatieve ideeën als intermezzos tijdens het diner. Terug achter m’n laptop voeg ik de acties van het locatiebezoek toe aan mijn planning.
Na de lunch maak ik een plannetje voor de socials voor die week. Ik ben nog een beetje aan het stoeien met de tone of voice van mijn berichten en welke type berichten meer aandacht krijgen. Bizar hoe belangrijk dit de afgelopen jaren is geworden voor zichtbaarheid. Ik maak die middag wat content in Canva, wat een echte energieboost geeft, maar ook altijd veel tijd kost. Ik pak mijn planning er nog eens bij, vink af wat is gedaan en pas wat zaken aan.
Ik kijk op de klok en zie dat er weer een dag voorbij is gevlogen. Ik klap m’n laptop dicht, klok mijn half lauwe geworden glas thee nog gauw naar binnen en ga op weg naar school om mijn lieve vriendjes op te halen. En zo sluit ik de dag af. Geen regenachtige files meer, maar zonnebril op, vijf minuten later sta ik op het schoolplein. De zon brand t op mijn blije koppie en ik denk: ja hoor, wéér een mooie werkdag achter de rug.
Vanaf de andere kant van de schermen,
Lara - founder Alma del Sur Events