Blog 3:

Een van mijn meest bijzondere eventherinneringen

Die ultieme kick. Het moment waarop een creatief hersenspinsel langzaam verandert in een daadwerkelijk event. Waarbij van begin tot eind alles één boodschap ademt. Dat verrast, ontroert en bijblijft.

Met regelmaat stond ik, tijdens mijn 15 jaar als senior projectmanager in de zakelijke eventbranche, tijdens de opbouw met de artist impression in mijn hand naast het gerealiseerde podiumplaatje. En dan was daar die bijna magische 100% match. Dat je denkt yes dit is gewoon precies zoals het bedoeld was. We did it! 

Het produceren van een event is nooit hetzelfde en brengt altijd nieuwe uitdagingen met zich mee. Verschillende opdrachtgevers, ieder met hun eigen wensen en karakter. De ene keer sta je op een leeg grasveld waar letterlijk nog niets is, de andere keer bouw je op in de Ziggo Dome. En ook, het ene budget is het andere niet. Dat maakt het vak spannend. Dynamisch. En soms ook genadeloos.

De events waar ik echt voor leefde, waren die waarbij mijn opdrachtgever volledig vertrouwde op mijn expertise als eventmanager en zich conceptueel liet meevoeren. Waar alles draaide om detail en precisie, en een draaiboek van 70+ pagina’s eerder vanzelfsprekend was dan overdreven. Waar de opbouw bijna voelde als een militaire operatie: strak gepland met 0 ruimte voor toeval.

Ik heb het geluk gehad een hele reeks C-level events te mogen organiseren voor een geweldige opdrachtgever in één van Nederlands meest bijzondere musea. Terwijl de gemiddelde bezoeker zich normaal laat verleiden door eeuwenoude meesterwerken, renden wij met een crew van honderd man rond om in minder dan één uur tijd een exclusief event volledig op te bouwen. Met 150 beveiligers die ons met haviksogen volgden, terwijl alles, van catering tot bloemdecoratie en entertainment, van het hoogste niveau moest zijn. En tot in de puntjes moest kloppen!

In vijf edities wist ik samen met mijn team zowel opdrachtgever als gasten telkens weer te verbluffen met conceptuele meesterwerken. Van een theatrale vertaling van een beroemd kunstwerk door vooraanstaande acteurs, live georchestreerd met een balletensemble, tot een modeshow door studenten van de Rietveld Academie geïnspireerd op de museumcollectie. Van jong talent van het Prinses Christina Concours tot indrukwekkende videomapping op de robuuste stenen van dit unieke gebouw.
Elke editie was anders. Elke editie uniek. En elke editie had zijn eigen uitdagingen.
Maanden aan voorbereiding gingen eraan vooraf. Samenwerking met een team van top-leveranciers was cruciaal om het niveau te behalen èn te behouden. Nee was eigenlijk geen optie. En er lag altijd een B- en C-scenario klaar voor als de werkelijkheid nét even anders liep dan gepland.
 
Het waren events die me enorm veel energie gaven. Maar eerlijk is eerlijk: ook slapeloze nachten. Want als de lat zo hoog ligt, voel je die verantwoordelijkheid tot in je tenen. Events waarbij de sky letterlijk the limit was.

Ik mag me gelukkig prijzen dat ik al zoveel jaren in dit bijzondere vak mag werken. En nog steeds voel ik het — diezelfde kick als aan het begin. Misschien wel sterker dan ooit.
Maar waar ik dit vak begon als 20-jarige event-stuiterbal, altijd aan, altijd rennend, is mijn leven inmiddels groter geworden dan alleen productie. Ik ben moeder van twee jongens. En naast het draaiboek van een event ligt er thuis (wat sinds 2 jaar het zonnige Spanje is) elke dag een heel ander draaiboek te wachten.
 
En misschien is dat wel precies waarom mijn werk is meegegroeid.
Vandaag de dag produceer ik samen met mijn bedrijf Alma del Sur Events unieke, kleinschalige privé-events. Geen honderd koppige crews of museale tijdslimieten meer, maar intieme settings waarin beleving minstens zo groots is, alleen anders. Persoonlijker. Verfijnder. Met net zoveel aandacht voor detail en concept, maar met ruimte voor verbinding.

De schaal veranderde, maar mijn standaard niet. Nog steeds draait het om dat ene gevoel: dat alles klopt. Dat mensen iets meemaken wat ze niet snel vergeten. Alleen nu op een manier die past bij wie ik vandaag ben.
En geloof me — die kick?
Die is er nog steeds.
Misschien wel sterker dan ooit.

Vanaf de andere kant van de schermen, 
Lara - founder Alma del Sur Events